Plus de 71 types de documents peuvent etre signes electroniquement en France. Le reglement europeen eIDAS (UE n. 910/2014) et l’article 1367 du Code civil francais reconnaissent la meme valeur juridique a la signature electronique qu’a la signature manuscrite, pour tous les actes sous seing prive. Seuls quelques cas specifiques (testaments, actes notaries, actes d’etat civil) echappent a cette regle.
Ce guide repertorie l’ensemble de ces 71 documents, classes en 9 categories, avec pour chacun le niveau de signature recommande : SES (signature electronique simple), AES (signature electronique avancee) ou impossible (signature electronique non admise).
Comprendre les niveaux de signature electronique
Avant de parcourir la liste, il est essentiel de distinguer les trois niveaux definis par le reglement eIDAS :
- SES (Signature Electronique Simple) : le niveau le plus courant. Il suffit pour la grande majorite des documents commerciaux, RH et courants. C’est le niveau propose par defaut sur Sesign.
- AES (Signature Electronique Avancee) : elle ajoute une verification renforcee de l’identite du signataire. Recommandee pour les actes a fort enjeu financier ou juridique.
- QES (Signature Electronique Qualifiee) : equivalente juridique de la signature manuscrite. Necessaire uniquement dans de rares cas imposes par la loi.
Pour la plupart des documents listes ci-dessous, la SES suffit. Nous le precisons lorsque l’AES est recommandee.
1. Documents commerciaux (10 documents)
Les documents commerciaux representent le cas d’usage le plus frequent de la signature electronique. Chaque jour, des milliers d’entreprises francaises signent leurs devis et contrats en ligne.
Documents signables en SES :
- Devis — le document le plus signe electroniquement en France. Un artisan envoie son devis par email, le client le signe depuis son telephone en 30 secondes.
- Bon de commande — formalise l’engagement d’achat entre un fournisseur et un client.
- Contrat de prestation de services — encadre une mission de conseil, de developpement ou de maintenance.
- Contrat de vente — que ce soit pour la vente de biens meubles, de materiel ou de licences logicielles.
- Conditions generales de vente (CGV) — souvent annexees au devis ou au bon de commande, leur acceptation peut etre signee electroniquement.
- Conditions generales d’utilisation (CGU) — pour les plateformes SaaS et les services en ligne.
- Contrat de distribution — encadre la relation entre un fabricant et ses distributeurs.
- Accord de partenariat commercial — formalise une collaboration entre deux entreprises.
- Contrat de sous-traitance — obligatoire dans le BTP (loi du 31 decembre 1975), signeable en SES.
- Protocole d’accord transactionnel — met fin a un litige commercial a l’amiable.
Exemple concret : Une agence web envoie un devis a son client via Sesign. Le client recoit un email, consulte le devis, appose sa signature electronique et le devis signe est immediatement disponible pour les deux parties avec un certificat de preuve horodate.
2. Documents RH et ressources humaines (11 documents)
La digitalisation des processus RH est l’un des leviers de productivite les plus immediats pour les entreprises. La signature electronique elimine les allers-retours postaux et les scans de mauvaise qualite.
Documents signables en SES :
- Contrat de travail CDI — le Code du travail n’impose aucune forme particuliere pour le CDI. La SES est valide.
- Contrat de travail CDD — l’article L1242-12 exige un ecrit, mais n’impose pas la forme manuscrite.
- Avenant au contrat de travail — modification de poste, de remuneration ou de lieu de travail.
- Promesse d’embauche — engage l’employeur de maniere unilaterale.
- Attestation employeur — attestation de travail, certificat d’emploi.
- Fiche de paie — la remise electronique du bulletin de paie est autorisee depuis 2017 (article L3243-2 du Code du travail).
- Convention de stage — tripartite entre l’etudiant, l’entreprise et l’etablissement de formation.
- Accord d’entreprise — les accords collectifs peuvent etre signes electroniquement (ordonnances Macron de 2017).
- Rupture conventionnelle — le formulaire peut etre signe electroniquement, mais le depot aupres de la DREETS reste obligatoire.
- Reglement interieur — sa signature par l’employeur peut etre electronique.
- Attestation de formation — remise en fin de formation professionnelle.
Documents ou l’AES est recommandee :
Les contrats de travail comportant des clauses de non-concurrence ou des clauses de mobilite justifient une AES compte tenu de l’enjeu financier pour le salarie.
Exemple concret : Un cabinet de recrutement prepare un contrat CDI sur Sesign, positionne les zones de signature pour l’employeur et le salarie, et envoie le lien. Le nouveau collaborateur signe depuis son domicile avant meme son premier jour, et le contrat signe est archive automatiquement.
3. Documents immobiliers (9 documents)
L’immobilier a ete l’un des derniers secteurs a adopter la signature electronique, mais la tendance s’accelere nettement depuis 2022.
Documents signables en SES :
- Bail d’habitation vide — la loi ALUR et le decret du 20 avril 2022 autorisent explicitement la signature electronique.
- Bail d’habitation meublee — memes conditions que le bail vide.
- Bail commercial — aucune contrainte de forme imposee par le Code de commerce.
- Bail professionnel — regi par l’article 57 A de la loi du 23 decembre 1986.
- Etat des lieux d’entree — peut etre realise et signe sur tablette ou smartphone.
- Etat des lieux de sortie — meme regime que l’etat des lieux d’entree.
- Mandat de gestion locative — confie la gestion d’un bien a un administrateur.
- Mandat de recherche immobiliere — mandate un agent pour trouver un bien.
- Quittance de loyer — la remise electronique est autorisee avec l’accord du locataire.
Documents ou l’AES est recommandee :
La promesse de vente (compromis) et l’offre d’achat immobiliere sont des actes a fort enjeu financier. Bien que la SES soit juridiquement suffisante pour un acte sous seing prive, l’AES apporte une securite supplementaire.
Documents impossibles a signer electroniquement :
L’acte authentique de vente doit etre signe chez le notaire, via le systeme securise Micen reserve aux officiers publics.
Exemple concret : Un proprietaire bailleur utilise Sesign pour envoyer un bail meuble a son locataire. L’etat des lieux d’entree est signe le jour meme sur le smartphone du locataire, et les deux documents sont archivees numeriquement avec leurs preuves.
4. Documents d’assurance (7 documents)
Le secteur de l’assurance a massivement adopte la signature electronique pour accelerer la souscription et la gestion des sinistres.
Documents signables en SES :
- Bulletin de souscription — adhesion a un contrat d’assurance (habitation, auto, sante).
- Conditions particulieres — document personnalise qui complete les conditions generales.
- Avenant au contrat d’assurance — modification de garanties, de franchise ou de beneficiaire.
- Declaration de sinistre — la declaration peut etre signee electroniquement pour valider son contenu.
- Lettre de resiliation — la loi Hamon et la loi Chatel permettent la resiliation par voie electronique.
- Mandat de prelevement SEPA — autorise le prelevement automatique des primes.
- Questionnaire de sante — pour les assurances de personnes (prevoyance, emprunteur).
Documents ou l’AES est recommandee :
Le questionnaire de sante et la declaration de sinistre peuvent justifier une AES en raison des consequences financieres et juridiques d’une fausse declaration (article L113-8 du Code des assurances).
Exemple concret : Un courtier en assurance envoie un bulletin de souscription multirisque habitation via Sesign. Le client signe depuis son smartphone en quelques minutes, et le courtier recoit instantanement le document signe pour transmettre a la compagnie.
5. Documents sport et evenements (7 documents)
Les associations sportives et les organisateurs d’evenements gerent un volume considerable de documents administratifs. La signature electronique leur fait gagner un temps precieux.
Documents signables en SES :
- Licence sportive — le formulaire d’adhesion a une federation ou un club.
- Certificat de non contre-indication (attestation) — le pratiquant atteste avoir pris connaissance des risques.
- Decharge de responsabilite — pour les activites a risque (escalade, sports mecaniques, parachutisme).
- Autorisation parentale — indispensable pour les mineurs participant a des activites ou des sorties.
- Inscription a un evenement — marathon, tournoi, stage sportif.
- Charte du benevole — formalise les engagements reciproques entre l’association et le benevole.
- Convention de mise a disposition d’equipement — pret de materiel sportif ou de locaux.
Exemple concret : Un club de football envoie les autorisations parentales via Sesign en debut de saison. Les parents signent depuis leur telephone, et le responsable administratif du club n’a plus a collecter ni a scanner des dizaines de formulaires papier.
6. Documents freelance et independants (8 documents)
Les travailleurs independants sont particulierement concernes par la signature electronique : ils gèrent seuls leur administratif et chaque minute compte.
Documents signables en SES :
- Contrat de mission freelance — encadre la prestation entre l’independant et son client.
- Accord de confidentialite (NDA) — protege les informations sensibles echangees.
- Facture pro forma — document commercial prealable a la facturation definitive.
- Devis freelance — proposition commerciale detaillee.
- Conditions generales de prestation — cadre juridique standard du freelance.
- Contrat de cession de droits d’auteur — transfere les droits sur une creation (logo, texte, code).
- Bon pour accord — validation formelle d’une maquette, d’un livrable ou d’un prototype.
- Lettre de mission — definit le perimetre, les objectifs et la remuneration d’une mission.
Documents ou l’AES est recommandee :
Le contrat de cession de droits d’auteur merite une AES, car il emporte des consequences importantes sur la propriete intellectuelle du createur. L’article L131-3 du Code de la propriete intellectuelle impose un ecrit, et l’AES renforce la preuve de l’identite du cedant.
Exemple concret : Un developpeur freelance envoie son contrat de mission et son NDA via Sesign avant de demarrer un projet. Le client signe les deux documents en une seule session. Le freelance conserve ses preuves de signature dans son tableau de bord, sans aucun papier.
Pour en savoir plus sur l’offre adaptee aux independants, consultez nos tarifs.
7. Documents juridiques (7 documents)
Les documents juridiques constituent un cas d’usage ou la valeur probante de la signature electronique est particulierement importante.
Documents signables en SES :
- Procuration — donne pouvoir a un tiers d’agir en votre nom (hors actes authentiques).
- Attestation sur l’honneur — declare un fait sous la responsabilite du signataire.
- Mise en demeure — interpelle formellement un debiteur ou un cocontractant.
- Reconnaissance de dette — l’article 1376 du Code civil exige un ecrit pour les dettes superieures a 1 500 euros, la forme electronique est admise.
- Transaction amiable — met fin a un differend par des concessions reciproques (article 2044 du Code civil).
- Engagement de caution simple — la mention manuscrite exigee par l’ancien article 1326 du Code civil a ete supprimee par la reforme de 2021, ouvrant la voie a la signature electronique.
- Accord de mediation — formalise l’accord trouve lors d’une mediation civile ou commerciale.
Documents impossibles a signer electroniquement :
- Testament olographe : l’article 970 du Code civil exige qu’il soit “ecrit en entier, date et signe de la main du testateur”. La signature electronique est exclue.
- Acte notarie : seul le notaire peut signer un acte authentique electroniquement, via le systeme Micen.
- Acte d’etat civil : naissances, mariages, deces relevent exclusivement de l’officier d’etat civil.
Exemple concret : Un proprietaire accorde une procuration a son gestionnaire pour signer le bail d’un locataire. La procuration est signee electroniquement via Sesign, avec une piste d’audit complete qui atteste de l’identite du mandant et de la date de signature.
8. Documents generiques (6 documents)
Ces documents transversaux sont utilises dans tous les secteurs d’activite.
Documents signables en SES :
- Accuse de reception — confirme la bonne reception d’un document, d’un colis ou d’une notification.
- Engagement de confidentialite — plus large qu’un NDA, il peut concerner des salaries, des prestataires ou des visiteurs.
- Compte-rendu de reunion — approuve le contenu d’un proces-verbal.
- Bon de livraison — atteste de la reception conforme de marchandises.
- Autorisation de droit a l’image — autorise l’utilisation de l’image d’une personne (article 9 du Code civil).
- Consentement au traitement des donnees — formalise le consentement RGPD du signataire. Pour en savoir plus, consultez notre article RGPD et signature electronique.
Exemple concret : Une agence de communication fait signer une autorisation de droit a l’image a un modele avant un shooting photo. Le modele signe depuis son telephone, et l’agence conserve la preuve de consentement horodatee dans ses archives Sesign.
9. Documents CERFA (6 documents)
Les formulaires CERFA sont des documents administratifs normalises. Certains d’entre eux peuvent etre signes electroniquement, d’autres non.
CERFA signables electroniquement :
- CERFA 11580*04 — Recu fiscal de don — les associations et fondations peuvent emettre ce recu en version electronique signee.
- CERFA 15186*05 — Etat des lieux d’habitation — le modele-type d’etat des lieux est expressement prevu pour une utilisation numerique.
- CERFA 13959*01 — Contrat de location meublee — le bail meuble type est signable electroniquement.
- CERFA 12267*05 — Contrat de location vide — le bail vide type est signable electroniquement.
- CERFA 51984 — Mandat de prelevement SEPA — la signature electronique du mandat est admise par le reglement SEPA.
- CERFA 10072 — Declaration prealable a l’embauche (DPAE) — la version electronique est acceptee par l’URSSAF.
CERFA non signables electroniquement :
Certains CERFA destines a des procedures judiciaires, fiscales ou d’etat civil doivent encore etre signes manuscritement ou transmis par des canaux specifiques (teleservice administratif, guichet).
Exemple concret : Une association caritative emet ses recus fiscaux (CERFA 11580) via Sesign. Chaque donateur recoit son recu signe electroniquement, et l’association conserve l’ensemble des preuves de signature pour son commissaire aux comptes.
Tableau recapitulatif des 9 categories
| Categorie | Nombre de documents | Niveau recommande | Signature impossible |
|---|---|---|---|
| Commercial | 10 | SES | Non |
| RH | 11 | SES (AES pour non-concurrence) | Non |
| Immobilier | 9 | SES (AES pour compromis) | Acte authentique |
| Assurance | 7 | SES (AES pour questionnaire sante) | Non |
| Sport & Evenements | 7 | SES | Non |
| Freelance | 8 | SES (AES pour cession droits) | Non |
| Juridique | 7 | SES | Testament, acte notarie |
| Generique | 6 | SES | Non |
| CERFA | 6 | SES | Certains CERFA administratifs |
| Total | 71 |
Documents qui ne peuvent jamais etre signes electroniquement
Pour etre complet, voici la liste des documents exclus de la signature electronique en droit francais :
- Testament olographe (article 970 du Code civil)
- Acte authentique hors systeme notarial Micen (article 1369 du Code civil)
- Acte d’etat civil (naissance, mariage, deces)
- Acte de cautionnement personnel pour certains types de cautions reglementees
- Acte de saisie immobiliere (procedure judiciaire)
- Acte de donation entre vifs (exige la forme notariee, article 931 du Code civil)
Ces exclusions sont limitees et ne concernent qu’une infime minorite des documents signes au quotidien par les entreprises et les particuliers.
Comment signer ces 71 documents avec Sesign
Tous les documents listes dans cet article (hors exceptions mentionnees) peuvent etre signes electroniquement avec Sesign en quelques clics :
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